Migracja SharePoint on-premise do SharePoint Online krok po kroku
Jeśli Twoja firma nadal trzyma intranet, dokumenty projektowe albo obieg wniosków na własnym serwerze SharePoint, to migracja SharePoint on-premise do SharePoint Online przestała być projektem „na kiedyś”. 14 lipca 2026 roku Microsoft zakończył wsparcie SharePoint Server 2016 i 2019 — od tej daty serwer nie dostaje już poprawek bezpieczeństwa. W tym poradniku pokazujemy, jak taką migrację zaplanować krok po kroku, co przenosi się automatycznie, a co trzeba przebudować, i jak uniknąć przestoju w pracy.
Dlaczego teraz? Koniec wsparcia SharePoint Server 2016 i 2019
Według listy produktów kończących wsparcie w 2026 roku 14 lipca 2026 wsparcie straciły jednocześnie: SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2019, a także narzędzia, na których wiele firm zbudowało swoje formularze i obiegi — InfoPath 2013 i SharePoint Designer 2013. Wersje 2010 i 2013 są poza wsparciem od lat.
Serwer dalej działa, ale każda nowo odkryta luka zostaje w nim otwarta na stałe. SharePoint zwykle jest dostępny z zewnątrz (praca zdalna, partnerzy), trzyma najcenniejsze dokumenty firmy i jest powiązany z Active Directory — to dokładnie ten typ systemu, który nie powinien pracować bez aktualizacji. Do tego dochodzi zwykle stary Windows Server i SQL Server pod spodem, które mają własne terminy końca wsparcia.
Masz dwie drogi: przejść na SharePoint Server Subscription Edition (nadal na własnym serwerze, z licencją subskrypcyjną i całą infrastrukturą do utrzymania) albo przenieść dane do SharePoint Online w Microsoft 365. Dla małych i średnich firm, które i tak płacą za Microsoft 365, druga opcja jest zazwyczaj prostsza i tańsza w utrzymaniu — nie ma serwera, kopii zapasowych farmy ani aktualizacji do pilnowania.
Co przeniesie się automatycznie, a co trzeba przebudować?
Najważniejsza rzecz do zrozumienia przed migracją: SharePoint Online to nie jest „ten sam SharePoint, tylko w chmurze”. Treść przenosi się dobrze, logika i dodatki — często nie.
| Element | Co się dzieje przy migracji |
|---|---|
| Dokumenty, foldery, elementy list | Przenoszą się narzędziem migracyjnym, razem z metadanymi. |
| Historia wersji | Może zostać przeniesiona — decydujesz, ile wersji zachować. |
| Uprawnienia | Przenoszą się, ale wymagają zmapowania kont z AD na konta Microsoft 365. |
| Typy zawartości i metadane zarządzane | Obsługiwane, wymagają osobnej konfiguracji i uprawnień administratora. |
| Przepływy pracy SharePoint 2010/2013 | Nie działają w SharePoint Online — trzeba je odtworzyć w Power Automate. |
| Formularze InfoPath | Do przebudowy (np. listy SharePoint, Microsoft Forms, Power Apps). |
| Własne rozwiązania farmy, dodatki firm trzecich | Zwykle wymagają zastąpienia nowoczesnym odpowiednikiem. |
Szczególnie ważne są przepływy pracy. Microsoft wyłączył przepływy SharePoint 2013 we wszystkich tenantach 2 kwietnia 2026 roku, bez możliwości przedłużenia. Jeśli w firmie działa np. akceptacja faktur albo wniosków urlopowych zbudowana w SharePoint Designer, trzeba ją zaprojektować na nowo — najczęściej w Power Automate. To dobry moment, żeby taki proces uprościć, a nie kopiować 1:1.
Migracja SharePoint krok po kroku — plan w 7 etapach
Tak wygląda proces, który stosujemy przy migracjach do SharePoint Online. Kolejność ma znaczenie — większość problemów bierze się z pominięcia pierwszych dwóch kroków.
- Inwentaryzacja. Lista wszystkich kolekcji witryn, bibliotek, list, ich rozmiaru i daty ostatniej zmiany. Osobno: przepływy pracy, formularze InfoPath, rozwiązania własne i dodatki. Bez tego nie da się rzetelnie wycenić ani zaplanować projektu.
- Porządki przed przeprowadzką. Witryny, których nikt nie otwierał od lat, archiwizujemy zamiast migrować. Każdy gigabajt, którego nie przenosimy, skraca migrację i zmniejsza zużycie miejsca w tenancie.
- Projekt docelowej struktury. Stare farmy mają zwykle głęboko zagnieżdżone podwitryny. W SharePoint Online zaleca się płaską strukturę: osobne witryny dla działów lub projektów, połączone witryną centralną (hub), często spięte z zespołami Teams.
- Tożsamości i uprawnienia. Konta z Active Directory muszą mieć odpowiedniki w Microsoft 365 (najczęściej przez synchronizację Entra ID). Przygotowujemy plik mapowania użytkowników i grup, a przy okazji upraszczamy uprawnienia nadawane pojedynczym osobom na rzecz grup.
- Migracja pilotażowa. Jedna witryna, jeden dział. Sprawdzamy, czy pliki, wersje, metadane i uprawnienia przeszły poprawnie, a użytkownicy znajdują to, czego szukają.
- Migracja właściwa i przyrostowa. Główną część danych przenosimy w tle, gdy ludzie normalnie pracują na starym serwerze. Tuż przed przełączeniem uruchamiamy przebieg przyrostowy, który dociąga tylko nowe i zmienione pliki.
- Przełączenie i wygaszenie serwera. Stary SharePoint przechodzi w tryb tylko do odczytu, użytkownicy dostają nowe linki i krótkie szkolenie, a po okresie przejściowym serwer jest archiwizowany i wyłączany.
Szersze przygotowanie środowiska przed przejściem do chmury opisujemy w checkliście audytu przed migracją do Microsoft 365.
Jakim narzędziem przenieść dane?
Microsoft udostępnia bezpłatny SharePoint Migration Tool (SPMT), który obsługuje źródła SharePoint Server 2010, 2013, 2016 i 2019 oraz zwykłe udziały sieciowe. Przenosi pliki, foldery, elementy list, uprawnienia, historię wersji, metadane zarządzane i nawigację standardowych witryn, a zadania można powtarzać w trybie przyrostowym.
Dla typowej, „standardowej” farmy w małej firmie SPMT zwykle wystarcza. Przy mocno rozbudowanych witrynach, nietypowych szablonach czy restrukturyzacji podczas migracji rozważamy narzędzia komercyjne — o wyborze decydujemy po inwentaryzacji, a nie z góry.
Na jakie ograniczenia SharePoint Online uważać?
Część problemów wychodzi dopiero w trakcie migracji. Warto sprawdzić je wcześniej — zgodnie z dokumentacją limitów SharePoint Online:
- Długość ścieżki — pełna ścieżka pliku razem z nazwą nie może przekroczyć 400 znaków. Głęboko zagnieżdżone foldery o długich nazwach trzeba skrócić.
- Miejsce w tenancie — organizacja dostaje 1 TB plus 10 GB na każdą zakupioną licencję. Przy dużych archiwach trzeba policzyć, czy wystarczy, albo dokupić miejsce. Kosz też zajmuje przestrzeń.
- Duże biblioteki — nie da się przerwać ani przywrócić dziedziczenia uprawnień w bibliotece lub folderze z ponad 100 000 elementów. Strukturę uprawnień lepiej ustalić przed migracją.
- Niedozwolone znaki i nazwy — niektóre nazwy plików i folderów z serwera lokalnego są w chmurze zablokowane; narzędzie migracyjne raportuje je jako błędy do poprawienia.
Ile trwa i ile kosztuje migracja SharePoint do chmury?
Czas i koszt zależą głównie od trzech rzeczy: ilości danych, liczby witryn oraz tego, ile przepływów pracy i formularzy trzeba przebudować. Samo przeniesienie dokumentów to zazwyczaj mniejsza część pracy — najwięcej czasu zajmuje projekt struktury, uprawnienia i odtworzenie procesów. Dlatego nie podajemy jednej stawki: po krótkim audycie przygotowujemy bezpłatną, indywidualną wycenę. Orientacyjne ceny pozostałych usług migracyjnych znajdziesz w cenniku.
Jeśli firma oprócz SharePoint ma też zwykły serwer plików, zwykle migrujemy oba w jednym projekcie. O tym, jak przenieść dysk sieciowy, piszemy we wpisie SharePoint zamiast dysku sieciowego.
Najczęstsze pytania
Czy SharePoint Server 2016 lub 2019 przestanie działać?
Nie. Serwer nadal się uruchomi i będzie udostępniał dokumenty, ale od 14 lipca 2026 nie dostaje poprawek bezpieczeństwa ani pomocy technicznej Microsoftu. Ryzyko rośnie z każdym miesiącem.
Czy użytkownicy stracą dostęp do plików w trakcie migracji?
Przy dobrze zaplanowanej migracji — nie. Dane przenosimy w tle, a przełączenie z przebiegiem przyrostowym robimy zwykle po godzinach pracy lub w weekend.
Czy historia wersji dokumentów zostanie zachowana?
Tak, SharePoint Migration Tool potrafi przenieść historię wersji. Przy bardzo dużych bibliotekach warto ograniczyć liczbę przenoszonych wersji, żeby nie zużywać niepotrzebnie miejsca w tenancie.
Czy potrzebujemy dodatkowych licencji?
SharePoint Online jest zawarty w planach Microsoft 365 Business Basic, Standard i Premium. Dodatkowy koszt może się pojawić, jeśli dane przekroczą przydzielone miejsce w tenancie — sprawdzamy to na etapie audytu.
Zaplanujmy migrację Twojego SharePoint
Przeprowadzamy migracje do SharePoint Online i OneDrive od inwentaryzacji po wyłączenie starego serwera — z zachowaniem uprawnień i bez przestoju w pracy. Firmy z Warszawy, Grójca i okolic obsługujemy także stacjonarnie (zobacz wdrożenie Microsoft 365 w Warszawie), a w całej Polsce zdalnie. Szczegóły usługi znajdziesz na stronie migracji do SharePoint i OneDrive.
Napisz do nas — przejrzymy Twoją farmę SharePoint i przygotujemy bezpłatną wycenę migracji.